De Vuurtorenwachter

Hoe staat het project er voor? Een valide vraag die vanuit meerdere hoeken gesteld kan worden. Denk aan sponsors, projectmanagers, klanten, teamleden, deelnemers aan de stuurgroep, de directie en leveranciers. In de regel verwacht degene die de vraag stelt, getrakteerd te worden op een rapport. Of hij of zij hóópt een rapport te ontvangen. De gevierde methodes voor projectmanagement voorzien ruim in die behoefte en als er geen standaard template wordt gebruikt, is er wel een eigen ontwikkeld rapportje dat dienst doet als papieren thermometer.

Hoewel een dergelijk rapport geen onwaarheden hoeft te bevatten, geeft het lang niet altijd de werkelijke status weer van het project. Het verschil wordt gemaakt door de moeilijk in cijfertjes te vatten facetten die met het project zijn verweven en een grote impact hebben op het al dan niet realiseren van de doelstellingen. Facetten die als het ware aangeven hoe vol de tank nog is van de auto die soepel 80 km/uur rijdt, wat de maximum snelheid eigenlijk is op het stukje weg en of er abusievelijk geen diesel is getankt i.p.v. Euro95.

Toch kan elke belanghebbende zelf vrij makkelijk polsen of de projectvlag zo stil hangt als de foto doet vermoeden of is vastgelegd tussen twee windvlagen door. Het is een kort en effectief controlemiddel met een evenzo makkelijk ezelsbruggetje: CHECk!

Clarity! Is ieder teamlid in staat om kort, krachtig en vooral zonder twijfel te omschrijven voor welke taken hij of zij in het project verantwoordelijk is? Klinkt wellicht overbodig maar niet zelden bestaan hier geen duidelijke afspraken over en worden werkzaamheden ad-hoc en impulsief ingevuld, waarbij kennis uit voorgaande projecten of van bestaande operationele activiteiten als verantwoording worden ingezet. Nog erger is de variant waarin zelfs geen duidelijk beeld geschetst kan worden over de samenstelling van de teams en menigeen zijn rol op afroepbasis invult, gestoeld op angstvallig afgeschermde specifieke kennis.

Heartbeat! Klopt het projecthart overal even hard? Laten de leden van de stuurgroep, incl. de sponsor, hun neus zien op de werkvloer? Polsen ze zelf wel eens wat de voortgang is en hoe de teammembers tegen het project aankijken? Maken ze wel eens rondje langs de velden bij de potentiële gebruikers c.q. interne cliënten om uit eerste hand te horen of het leeft en wat er leeft? Op papier is een projectorganisatie snel vorm gegeven en via de mail en interne post vinden papieren rapportages vrij makkelijk hun weg. Daar als stuurgroep en sponsor blind op varen is een makkelijke en diepe valkuil.

Euro’s! Staat de doelstelling van het project nog helder voor de geest en levert het nog steeds op wat bij de start voor ogen stond? In de meeste gevallen hebben we het dan over harde Euro’s en er is niets verkeerds aan het kritisch monitoren van het realiteitsgehalte van dit streven. Integendeel; het is een absolute must die te vaak vergeten wordt. Meer dan zonde met de wetenschap dat praktisch iedereen binnen het project daar wel een mening over heeft. Stroken deze meningen nog met de officiële zienswijze of lijkt het er op dat de eindafrekening op een teleurstelling uitloopt?

Cooperation! Natuurlijk geeft iedereen in het project aan voor samenwerking te zijn. Maar komt dat ook uit de verf. Weet de linkerhand wat de rechterhand uitspookt? Niet alleen om de teamgeest te verstevigen; meer nog om zeker te stellen dat een ieder bewust is van onderlinge afhankelijkheden en bekend is wat van elkaar wordt verwacht. Talloze voorbeelden van “dependency rapportages” zijn voorhanden maar wordt er ook daadwerkelijk naar gewerkt?

Geef elk onderdeel een cijfer en je kunt zelf bepalen of de status van het project in lijn ligt met de status zoals vermeld in het formele rapport. Een bevestiging is prettig. Een geconstateerd verschil roept op tot een moeilijke missie: aandacht van en erkenning door de juiste personen. Zou toch fijn zijn als minimaal elke projectmanager even een CHECk uitvoert.