De Vuurtorenwachter

Het kan gevaarlijk glad zijn deze tijd van het jaar. En dat kan pijnlijke situaties opleveren. Vergeet de voetgangers, fietsers of automobilisten; we hebben het hier over eindejaarswerkzaamheden.

Accountants kijken reikhalzend uit naar de start van het nieuwe jaar. Dat betekent immers dat ze mogen doen waar ze goed in zijn: terugkijken. Onder 31 december wordt een dikke denkbeeldige streep gezet en alles wat in de voorgaande twaalf maanden is vastgelegd, wordt kritisch bekeken. Elke financiële administratie sorteert daar in de maand december op voor en tracht het jaar “schoon” uit te luiden. De effectenadministratie in het bijzonder omdat de denkbeeldige streep daar vaak een zeer bepalende is bij het op cliëntniveau genereren van eindejaarsoverzichten, fiscale jaarstaten, bewaarloon, renseigneringsgegevens, rente en fees.Een jaarlijks terugkerend gegeven dus. En toch blijkt elk jaar menig effectenadministratie het nieuwe jaar niet zo “schoon” te starten als ze zou willen. Waar komen de spaken in het wiel vandaan?

1. Festivity. De meest menselijke oorzaak. December is een feestmaand waarin de neiging ontstaat problemen en lastige zaken voor ons uit te schuiven. Zelfs met nog één week te gaan klinkt “het volgend jaar” nog ver weg en is het een veilige stalling voor alles waar ons hoofd niet naar staat of we even niet uitkomen.

2. Routine. Of beter gezegd: het ontbreken daarvan. Werkzaamheden die slechts 1X maal per jaar de kop opsteken lenen zich niet voor routinematige handelingen en vormen een bron van fouten. De praktijk geeft aan dat het op papier zetten van goede en duidelijke instructies vaak wordt verzuimd. Nadat de klus met pijn en moeite is geklaard, hebben we immers nog een heel jaar om dat te doen.

3. Ownership. Wie is verantwoordelijk voor de specifieke eindejaarswerkzaamheden? De activiteiten dreigen tussen wal en schip te vallen en niemand voelt zich geroepen de klus naar zich toe te trekken. Het eindejaar als een zelfstandig project benaderen, inclusief een projectmanager en verantwoordelijke sponsor, helpt.

4. Zombie-activities. Uitgevoerde eindejaarswerkzaamheden kunnen na 31 december vaak niet meer gecorrigeerd worden zonder duidelijke sporen na te laten. Een onjuiste aandelenpositie die pas na Oud&Nieuw gecorrigeerd wordt, blijft tot in lengte van dagen in veel systemen en formele overzichten per ultimo jaar de kop opsteken. Extra controles, waarbij de Interne Accounts Dienst een pro-actieve rol kan spelen, werpen vruchten af.

5. External dependencies. Een boekhouding die niet sluit met opgaven van externe partijen vergoot de kans op eigen onjuiste berichtgeving naar buiten toe. De externe opgaven fungeren in dat opzicht als belangrijk vangnet. Het is een lastige maar geen onmogelijke uitdaging voor de effectenadministratie om alle benodigde opgaven te verkrijgen en te verwerken voordat de boekhoudkundige kalender daadwerkelijk omslaat naar het nieuwe jaar.

6. Non-working days. Dit jaar profiteren de werkgevers maar meestal zijn de laatste werkweken in december kort en is het enthousiasme om vrije dagen te laten schieten gering. Hoeveel problemen zouden er niet voorkomen kunnen worden door systemen op de eerste dag van het nieuwe jaar (ja, echt op 1 januari) nog even in de waan te laten en de effectenadministratie nog eens goed door te lichten?

De effectenadministraties gaan weer een spannende tijd tegemoet. Breng bovenstaande valkuilen onder controle en de kans is een stuk groter dat vuurwerk na 1 januari uit blijft. De eerste letters van de mogelijke problemen vormen een handig en toepasselijk ezelsbruggetje: FROZEN.