Out-of-office
De kans op een “out-of-office” reply is deze dagen relatief groot. De kans dat het verstuurde bericht toch gelezen wordt evenzeer. Het begrip “out-of-office” sluit namelijk al langer niet meer aan op de boodschap die we eigenlijk willen overbrengen aan de zender van het bericht. Beter zou zijn te spreken over een “officieel-ben-ik-vrij-vandaag-en-daarom-zeker-niet-op-kantoor-en-de-kans-is-groot-dat-ik-de-verleiding-niet-kan-weerstaan-en-uw-bericht-toch-ga-lezen” reply.
Een beetje zichzelf respecterende drukke zakenman beschikt immers over een mobiel communicatiecentrum, annex Personal Digital Assistent (PDA), en is altijd minimaal via de telefoon, SMS en e-mail bereikbaar. Dat is ooit ontstaan met het idee dat het goed is als iemand in geval van nood bereikt kan worden. Dat mensen daardoor substantieel langer en meer continu met hun werk bezig zijn, had niet bevroed kunnen worden.
Over het algemeen zullen werkgevers hier niet rauwig om zijn. Of het op de langere termijn smakelijke vruchten afwerpt, is nog maar de vraag. Een ruime meerderheid van de enorm grote groep gebruikers van deze apparatuur geeft aan hierdoor een betere balans te kunnen aanbrengen tussen werk en privé. Tegelijkertijd geeft deze groep aan van mening te zijn, dat ze te veel tijd besteedt aan dit elektronische hulpmiddel. Volgens mensen die hiervoor doorgeleerd hebben een typisch symptoom van verslaving en neemt de kans op stress door de toenemende afhankelijkheid toe. Het initiatief op 27 november van dit jaar voor een e-mail loze dag zou alleen daarom al een vervolg verdienen.
Het richten van de aandacht en energie op afgebakende werkzaamheden en deze werkzaamheden ook los kunnen laten, is een geaccepteerde managementtool. Zowel m.b.t. operationele werkzaamheden als projecten. Het maakt het mogelijk de eigen inspanningen van een afstandje te bekijken en te beoordelen en inspiratie op te doen van andere mensen en activiteiten. Verkeerd gebruik van de PDA brengt dat streven in gevaar. Velen herkennen de vergaderingen waarin een of meerdere collega’s de PDA gebruiken om naar hun eigen wereldje terug te keren en zich af te sluiten van de bijeenkomst. Of de collega’s die langs elkaar heen lopen; starend naar het display van hun PDA en verwoed pogen met te dikke vingers een e-mail op te stellen. En hoe lang kunnen PDA-gebruikers dat knipperende lichtje weerstaan ten teken van een nieuw ontvangen bericht? Echt fout dreigt het te gaan als de authentieke gebruiker van het “out-of-office” bericht verweten wordt niet gereageerd te hebben op een oproep of mail. “Je leest zo’n bericht toch gewoon even?!”